有位外商業務主管來找我諮詢，希望我幫他準備一場對高層的重要簡報。他正在申請外派，這場會議有來自美國總部和亞太區的高層主管。他需要讓高層覺得他的談吐和見解都很到位，好讓外派計畫能順利進行。
當一場簡報攸關到未來職涯發展時, 要怎麼做才能確保不出錯、又讓高層留下好印象呢?
在進入簡報技巧前,有個最重要的心法, 那就是—避開這兩個大忌!
1. 別讓高層不耐煩:
高層主管時間有限, 通常沒什麼耐心。簡報內容要能直擊重點,不要把芝麻綠豆大的小事都放進去。
2. 別讓高層有疑惑:
你希望的是高層對你的內容產生興趣，並進一步討論。而不是因為聽不懂、看不懂，需要不斷發問來釐清。
一旦他們開始不耐煩, 或因為聽不懂而頻頻提問, 後面的討論就會變得非常困難! 為了避免這兩種狀況, 在準備簡報內容時要做到這4件事:
1.先講大架構, 再補細節
如果主題是「新年度業績增長的3個計劃」, 可以先說明「接下來會報告3個做法」, 再一一說明每個計畫。
如果簡報內容有圖表,就需要先說明圖表架構、數據來源和類型(是佔比還是絕對數值), 再帶出想呈現的細節。
讓高層主管有清楚的心理預期,他們會更容易跟上你的簡報內容!
2.用字精準
想清楚具體要表達什麼, 挑選最精準的字眼, 尤其是英文簡報, 千萬不要用中翻英的思維寫句子。
以那位業務主管的簡報為例, 原本他寫到一個計劃是針對某通路提供精選品項(smart assortment), 但其實他想談的是需要更多品項, 因此要改成提供更廣的品項(wide assortment) 才到位!
有時候自己很難看出哪裡用字不精準, 可以請同事或了解背景的人來扮演挑戰者, 提出質疑。
3.內容求精不求多
能一個字說完的就不要用三個字！同樣用那位業務主管的簡報來舉例, 裡面有一個標題是「持續帶動某通路熱銷品項的成長」。但主要想談的其實是讓某通路持續成長的幾個做法。如果把標題精簡為「某通路的持續成長」, 看起來會更精準、俐落。
不要試圖把所有資訊都塞進一個句子或一頁簡報裡, 要學會判斷, 什麼才是最重要的。
4.與相關人的會前共識
會議前,先針對相關事項與其他部門達成共識, 會議上才有一致的說法和態度, 避免在高層主管面前被其他部門打臉! 需要提前達成共識的點可大可小, 例如:產品能上市的時間、需要運用別人的資源、特定名稱的用法 (談到社交媒體時, 要用臉書、Facebook, 還是FB..等等)。
國外高層主管來訪是9月中, 找我諮詢的業務主管在公司已經跟本地管理層做了3次簡報演練。他告訴我, 要上台報告的有3個人, 另外2個人都被唸得很慘, 簡報檔案還要大改, 只有他每次都順利過關, 可以把心力放在演練英語口說上。
面對高層做簡報，重點不在簡報內容有多豐富，而在於溝通方式是否夠「聰明」。掌握這些原則，讓自己成為一個思緒清晰、言簡意賅的溝通者。當你能在簡短的時間內把複雜的事情說得簡單易懂，高層自然會對你留下深刻的好印象。
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